La communication par mail est un élément essentiel dans le monde professionnel. Il peut arriver que l’on doive relancer ses contacts pour obtenir une réponse ou une action de leur part. Dans cet article, nous allons vous présenter les clés pour rédiger des mails de relance professionnelle efficaces et percutants.
La personnalisation : la clé d’un mail de relance réussi
Dans un premier temps, il convient de personnaliser votre mail de relance au maximum. En effet, n’oubliez pas que votre interlocuteur reçoit probablement de nombreux messages chaque jour. Afin de retenir son attention, le choix des mots et le ton utilisé sont importants. Privilégiez une approche empathique et respectueuse. Vous pouvez commencer par rappeler brièvement les échanges précédents et les points qui restent en suspens.
Le sujet du mail doit être accrocheur
Le sujet est la première chose que voit votre destinataire lorsqu’il consulte sa boîte de réception. Pour maximiser vos chances d’avoir une réponse à votre mail de relance, veillez donc à ce que votre intitulé soit percutant. Une bonne pratique pourrait consister à y mentionner l’objet de la relance, ainsi qu’un élément personnalisé si possible (comme le nom de l’entreprise pour laquelle vous travaillez).
Structurer et hiérarchiser les informations
Prenez le temps de bien structurer votre mail. Il est préférable de rédiger des phrases courtes et synthétiques. Les blocs de texte trop denses ont tendance à décourager la lecture et l’attention de votre interlocuteur. De même, il est judicieux de bien hiérarchiser les informations, en veillant à mettre en évidence vos requêtes principales.
Mettre l’accent sur l’essentiel grâce aux mots-clés
Afin de favoriser la compréhension et la rapidité de lecture de votre mail de relance, vous pouvez jouer sur les mots clés et les formules percutantes. Cette tactique peut permettre à votre destinataire de cerner rapidement vos demandes ou rappels, sans les noyer dans un flot d’informations inutiles. Utilisez par exemple les termes « rappel », « relance » ou «
Utilisez également un style dynamique et clair pour inciter à l’action. Employez si possible des verbes d’action et des tournures expressives, tout en restant professionnel et poli.
Adaptez le ton selon l’interlocuteur et l’urgence
Selon la situation, les professionnels avec lesquels vous êtes en relation et l’objet de votre relance, adaptez le ton utilisé dans votre mail. En effet, il est important d’être respectueux, tout en adoptant parfois une certaine fermeté pour obtenir gain de cause.
L’importance de la politesse et du respect
Quel que soit l’enjeu de votre relance, gardez à l’esprit que le respect et la politesse sont essentiels dans la rédaction de votre mail. N’oubliez pas les formules de courtoisie, telles que « Bonjour », « Cordialement » ou « Bien à vous ».
Être ferme sans être agressif
Dans certains cas, il peut être utile d’affirmer fermement vos intentions, notamment lorsque plusieurs relances ont été nécessaires. Toutefois, veillez toujours à ne pas tomber dans l’agressivité : restez professionnel et factuel dans vos demandes.
Exemples de mails de relance réussis
Afin de pouvoir appliquer concrètement ces conseils, voici quelques exemples de mails de relance professionnelle ayant fait leurs preuves :
Relance après une candidature
Objet : Suivi de ma candidature – [Poste] – [Entreprise]
Bonjour [prénom du destinataire],
J’espère que vous allez bien. Je me permets de vous envoyer ce petit message afin de faire suite à ma candidature pour le poste de [poste] au sein de [entreprise]. Nous avions échangé à ce sujet le [date] dernier. J’imagine que vous avez eu beaucoup de travail depuis notre dernière conversation. Néanmoins, je tenais à savoir si vous aviez pu étudier mon profil et si vous souhaitiez organiser un entretien.
Je reste disponible et à votre écoute pour discuter davantage de mes compétences et de ma motivation pour rejoindre votre équipe.
Je vous remercie par avance pour votre retour et vous souhaite une belle journée.
Cordialement,
[Votre nom]
Relance après un devis
Objet : Validation de notre proposition commerciale pour [nom du projet ou entreprise]
Bonjour [prénom du destinataire],
J’espère que ce message vous trouvera en bonne santé. Suite à notre discussion concernant le projet [nom du projet] et l’envoi de notre proposition commerciale le [date], je me permets de prendre de vos nouvelles afin de savoir si celle-ci correspond à vos attentes.
N’hésitez pas à me faire part de vos éventuelles questions ou demandes de précisions, je serais ravi de vous apporter des éléments complémentaires.
Dans l’attente de votre retour, je vous souhaite une excellente journée.
Bien cordialement,
[Votre nom]